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Abschiedsmail an Kund:innen und Partner:innen: Vorlagen und Tipps für verschiedene Anlässe
Ein Arbeitsplatzwechsel, die beginnende Elternzeit oder der Eintritt in den Ruhestand – wann immer ein berufliches „Adieu“ ansteht, sollten Kund:innen und Geschäftspartner:innen rechtzeitig davon erfahren. Eine gut verfasste Verabschiedung drückt Wertschätzung für die bisherige Zusammenarbeit aus und bildet gleichzeitig einen gelungenen Schlusspunkt. Wie Sie mit Ihrer Abschiedsmail einen guten letzten Eindruck hinterlassen und was Sie bei der Formulierung unbedingt beachten sollten, erfahren Sie hier.
Inhaltsverzeichnis
Das Wichtigste in Kürze
- Eine Abschiedsmail drückt Wertschätzung aus und gehört zum guten Ton.
- Als Adressat:innen eignen sich Kund:innen, Geschäftspartner:innen, Vorgesetzte und Kolleg:innen, zu denen regelmäßig Kontakt bestand.
- Die Kernelemente einer vollständigen Abschiedsmail sind die Anrede, der Abschiedsgrund, die Danksagung, die Grußformel und der Verweis auf die neue Ansprechperson.
- Rundumschläge und Werbung für die neuen Arbeitgebenden sind in der Abschiedsmail tabu.
- Der Schreibstil sollte persönlich aber professionell sein.
- Der richtige Versandzeitpunkt ist circa ein bis zwei Wochen vor dem Abschiedsdatum.
- Ein Hinweis auf die persönlichen Kontaktdaten hilft, das geschäftliche Netzwerk auch nach dem Abschied aufrechtzuerhalten.
Grundregeln für eine effektive Abschiedsmail
Kein Abschied gleicht dem nächsten und so genießen Sie in Bezug auf den Inhalt Ihrer Abschiedsmail viel Gestaltungsfreiraum. Es gibt jedoch einige Vorgaben, die Ihr Schreiben in jedem Fall erfüllen sollte.
Positiver Inhalt
Für die Adressat:innen sollte es ein angenehmes Erlebnis sein, Ihre Abschiedsmail zu lesen. Nutzen Sie daher positive Formulierungen, um würdevoll zu gehen – unabhängig vom Grund des Abschieds.
Richtiger Ton
Berücksichtigen Sie bei der Formulierung Ihrer Mail, in welcher Beziehung Sie zu den Adressat:innen stehen. Unter vertrauten Kolleg:innen darf der Ton entspannter sein, beim Versand an Kund:innen oder Partner:innen sollten Sie formeller schreiben.
Professionelle Ausdrucksweise
Drücken Sie sich in Ihrer Abschiedsmail sachlich und professionell aus, aber nahbar. Je nach Anlass Ihres Abschieds dürfen Emotionen in den Text einfließen – allerdings sparsam dosiert.
Wichtige Kontaktdaten
Obwohl eine Abschiedsmail in erster Linie eine Geste der Dankbarkeit und Anerkennung ist, besitzt sie auch einen informationellen Charakter. Die Kontaktdaten der zukünftigen Ansprechperson dürfen nicht fehlen.
Lange Ausschweifungen sind in Ihrer Abschiedsmail ebenso unangebracht wie leere Einzeiler. Drei bis vier Zeilen sind ein gutes Mittelmaß. Dabei hängt die optimale Länge auch vom Anlass und von Ihrer Beziehung zu den jeweiligen Adressat:innen ab.
Wenn Sie sich beispielsweise nach 40 Jahren in den wohlverdienten Ruhestand verabschieden, kann Ihre finale Nachricht mehr Zeilen umfassen. Dasselbe gilt für Abschiedsmails an einzelne Personen, mit denen Sie intensiv zusammengearbeitet haben.
Die richtige Betreffzeile
Ob die Adressat:innen Ihre E-Mail zum Abschied aus dem Unternehmen überhaupt lesen, können Sie aktiv beeinflussen. Mit einer passenden Betreffzeile verhindern Sie, dass Ihre Nachricht ungeöffnet in den Papierkorb wandert. Aus dem Betreff sollte der Anlass Ihrer E-Mail hervorgehen.
Beispiele:
- Ich verabschiede mich
- Der Ruhestand naht
- Danke für die schöne Zeit!
- Auf Wiedersehen und alles Gute
- Eine kleine Abschiedsbotschaft
- Die Elternzeit ruft
Mit einer Standard-Betreffzeile wie „Abschiedsmail“ machen Sie nichts falsch, animieren die Empfänger jedoch auch nicht zum Lesen Ihrer Nachricht. Investieren Sie daher einen Gedanken mehr in die Formulierung, um die Aufmerksamkeit der Adressat:innen zu gewinnen.
Muster und Vorlagen für Abschiedsmails
Wie Sie die Kernelemente einer professionellen Abschiedsmail in einen Fließtext übertragen können, zeigen Ihnen die folgenden Beispiele. Die Vorlagen für verschiedene Anlässe und Adressat:innen helfen Ihnen, die richtigen Worte zu finden. Fügen Sie eine geeignete Anrede sowie eine Grußformel hinzu und passen Sie die inhaltlichen Details nach Ihren Bedürfnissen an.
- Abschied in den Mutterschutz
Mit dieser E-Mail verabschiede ich mich vorübergehend in den Mutterschutz. Ab dem TT.MM.JJJJ wird meine geschätzte Kollegin Frau Meyer Ihnen als Ansprechpartnerin zur Verfügung stehen.
Wenden Sie sich mit Ihren Anliegen gerne telefonisch unter XXXX XXX XXX oder per E-Mail an meyer@firma.de an sie.
Ich bedanke mich herzlich für Ihr anhaltendes Vertrauen und wünsche Ihnen für die kommende Zeit alles Gute.
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Am TT.MM.JJJJ werde ich in den Mutterschutz gehen. Bis zu meiner Rückkehr übernimmt Tina Meyer meine aktuellen Projekte. Ihr erreicht sie unter der Durchwahl XXXX oder per E-Mail unter meyer@firma.de.
Ich wünsche euch allen eine schöne und erfolgreiche Zeit.
- Abschied in die Elternzeit
Aufgrund meiner beginnenden Elternzeit werde ich mich am TT.MM.JJJJ vorübergehend verabschieden.
Unsere ganzheitliche Betreuung genießen Sie selbstverständlich weiterhin, denn Herr Rudolf wird Ihnen fortan gerne mit Rat und Tat zur Seite stehen.
Sie erreichen meinen geschätzten Kollegen per Telefon unter XXXX XXX XXX oder per E-Mail an rudolf@firma.de.
Ich danke Ihnen herzlich für Ihr bisheriges Vertrauen und wünsche Ihnen eine erfolgreiche Zeit.
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Ab dem TT.MM.JJJJ werde ich meine Elternzeit wahrnehmen. Während ich mich der neuen Aufgabe stelle, übernimmt meine Kollegin Frau Schmidt die Betreuung Ihres Projekts.
Für Fragen, Anregungen und sämtliche anderen Anliegen steht sie Ihnen zukünftig telefonisch unter XXXX XXX XXX zur Verfügung. Gerne können Sie auch per E-Mail an schmidt@firma.de Kontakt zu ihr aufnehmen.
Vielen Dank für Ihr Vertrauen und die gute Zusammenarbeit. Ich wünsche Ihnen viel Erfolg und alles Gute für die kommende Zeit.
- Verabschiedung in den Ruhestand
„Wer freudig tut und sich des Getanen freut, ist glücklich.“
Mit Goethes weisen Worten verabschiede ich mich am TT.MM.JJJJ in den Ruhestand. Ich blicke auf eine ereignisreiche und erfüllende Zeit zurück, in der ich stets auf Ihre Unterstützung zählen durfte.
Gerne nehme ich diese Verabschiedung daher auch zum Anlass, um Ihnen herzlich für Ihr Vertrauen und für Ihre Treue in den vergangenen Jahren zu danken.
Während ich mich meinem neuen Lebensabschnitt zuwende, werden Sie viele weitere spannende Projekte meistern. Hierfür wünsche ich Ihnen ein Höchstmaß an Mut, Erfolg und Weitsicht.
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Jeder Abschied birgt einen Anfang – und so blicke ich frohen Mutes auf meinen Eintritt in den Ruhestand am TT.MM.JJJJ.
Fortan wird mein Kollege Herr Fischer Ihnen unter der Rufnummer XXXX XXXX XXX als kompetenter und engagierter Ansprechpartner zur Verfügung stehen.
Für Ihre Loyalität und Ihr Vertrauen danke ich Ihnen herzlich. Ich freue mich, Sie auch nach meinem Abschied in erfahrenen Händen zu wissen.
Für die Zukunft wünsche ich Ihnen viel Erfolg und alles Gute.
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Nach 25 Jahren Betriebszugehörigkeit gehe ich am TT.MM.JJJJ in den Ruhestand. Mit Freude blicke ich auf die vergangene Zeit zurück, in der ich viel von euch und mit euch lernen durfte.
Fortan wird Marius Hofer meine Position übernehmen. Ihr erreicht ihn unter der Durchwahl XXXX oder per E-Mail an hofer@firma.de.
Doch bevor ich mich endgültig verabschiede, möchte ich mit euch allen auf unsere gemeinsamen Erfolge anstoßen. Gerne lade ich euch zu einem gemütlichen Essen im Restaurant „Zur Hofschmiede“ ein. Alle weiteren Details findet ihr im Anhang.
Denjenigen unter euch, die nicht teilnehmen können, wünsche ich schon jetzt alles erdenklich Gute für die Zukunft.
Vielen Dank für die erfüllende Zeit und viel Erfolg
- Abschiedsmail wegen Projektabgabe
Aufgrund einer internen Umstrukturierung werde ich die Betreuung Ihres Projekts am TT.MM.JJJJ in die erfahrenen Hände meiner Kollegin Frau Schneider geben.
Sie müssen nichts weiter tun – für einen reibungslosen Übergang ist bereits gesorgt. Frau Schneider ist unter der Rufnummer XXXX XXXX XXX oder per E-Mail an schneider@firma.de für Sie erreichbar.
Ich danke Ihnen aufrichtig für die gute Zusammenarbeit und für Ihr anhaltendes Vertrauen. Für die Zukunft wünsche ich Ihnen alles Gute und weiterhin viel Erfolg.
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Anlässlich einer Umstrukturierung werde ich am TT.MM.JJJJ in einen anderen Unternehmensbereich wechseln. Ab diesem Zeitpunkt wird Herr Müller die Betreuung Ihres Projekts übernehmen.
Mein erfahrener Kollege ist telefonisch unter XXXX XXX XXX oder per E-Mail an müller@firma.de für Sie erreichbar.
Vorab stelle ich Ihnen Herrn Müller gerne in einer Videokonferenz vor. Eine Liste mit Terminvorschlägen finden Sie im Anhang. Auf einen reibungslosen Übergang können Sie sich in jedem Fall verlassen.
Ich bedanke mich für Ihr Vertrauen und freue mich, Sie und Ihr Projekt auch zukünftig in guten Händen zu wissen.
- Abschiedsmail wegen Jobwechsel
Ab dem TT.MM.JJJJ werde ich eine neue Arbeitsstelle in einem anderen Unternehmen antreten. Für Sie ändert sich nichts, denn mit Frau Reinhardt steht Ihnen auch in Zukunft eine erfahrene Ansprechpartnerin zur Seite.
Meine geschätzte Kollegin ist telefonisch unter XXXX XXX XXX und per E-Mail an reinhardt@firma.de für Sie erreichbar.
Mit dieser Nachricht möchte ich mich herzlich für die vertrauensvolle Zusammenarbeit bedanken. Für Ihre berufliche und private Zukunft wünsche ich Ihnen alles Gute.
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Aufgrund meiner beruflichen Neuorientierung werde ich Ihre Betreuung am TT.MM.JJJJ in die erfahrenen Hände meiner Kollegin Frau Timm übergeben. Sie erreichen sie unter der Rufnummer XXXX XXX XXX.
Mit dieser Nachricht möchte ich mich nicht nur von Ihnen verabschieden. Ich möchte mich vor allem herzlich für Ihre Treue und für Ihr Vertrauen bedanken. Mit Freude blicke ich auf die angenehme Zusammenarbeit mit Ihnen zurück.
Für die Zukunft wünsche ich Ihnen viel Erfolg und alles Gute
- Abschiedsmail wegen Beginn einer Selbstständigkeit
Am TT.MM.JJJJ schlage ich in Form einer selbstständigen Tätigkeit ein neues Kapitel in meinem Berufsleben auf. Vorab möchte ich mich bei Ihnen bedanken – für die gute Zusammenarbeit, für Ihre Loyalität und für Ihre Unterstützung.
Fortan übernimmt Herr Hofmann meine bisherige Position. Ihr neuer Ansprechpartner steht Ihnen telefonisch unter XXXX XXX XXX und per E-Mail an hofmann@firma.de gerne zur Verfügung.
Für Rückfragen und andere Anliegen erreichen Sie mich auch nach meinem Austritt auf [LinkedIn- oder XING-Profil].
Ich wünsche Ihnen viel Erfolg und alles Gute für die Zukunft und sage erneut herzlich: Danke!
- Allgemeine Abschiedsmail an Geschäftspartner:innen
Voller Stolz und Dankbarkeit blicke ich auf die Erfolge zurück, die wir durch Vertrauen und Offenheit zusammen erreicht haben. Mit diesem positiven Gefühl verabschiede ich mich am TT.MM.JJJJ von Ihnen.
Während ich mich neuen beruflichen Aufgaben stelle, wird Herr Johann (Tel.: XXXX XXX XXX) künftig die gemeinsamen Ziele Ihres und unseres Unternehmens mit Ihnen angehen. Im Rahmen des Projekts XY haben Sie meinen erfahrenen Kollegen bereits kennengelernt.
Ich weiß Ihr Vertrauen und Ihre Loyalität während unserer gemeinsamen Zeit zu schätzen. Für die Zukunft wünsche ich Ihnen alles Gute und weiterhin viel Erfolg.
- Allgemeine Abschiedsmail an Lieferant:innen
Anlässlich meiner beruflichen Veränderung werde ich am TT.MM.JJJJ letztmals für Sie erreichbar sein. In meine Fußstapfen tritt Frau Klein – meine geschätzte Kollegin, die Sie unter der Telefonnummer XXX XXX XXXX erreichen.
Ich möchte den Moment nutzen, um mich bei Ihnen für Ihre tatkräftige Unterstützung zu bedanken. Durch Vertrauen und Ehrlichkeit haben wir es zusammen stets geschafft, das scheinbar Unmögliche möglich zu machen.
In tiefer Anerkennung verabschiede ich mich von Ihnen und wünsche Ihnen für die Zukunft alles Gute.
- Allgemeine Abschiedsmail an Kund:innen
Ab dem TT.MM.JJJJ wird meine Kollegin Frau Herrmann Ihre neue Ansprechpartnerin sein. Sie ist unter XXXX XXXX XXX sowie per E-Mail an herrmann@firma.de für Sie erreichbar.
Ich werde mich derweil neuen beruflichen Zielen zuwenden und mich von Ihnen als geschätzten Kunden verabschieden.
Ich danke Ihnen vielmals für Ihr Vertrauen und für Ihre Treue. Den angenehmen Kontakt werde ich in freudiger Erinnerung behalten.
Für Ihre Zukunft viel Erfolg und alles Gute!
Timing und Zustellung der Abschiedsmail
Wie weit im Voraus Sie Ihre Abschiedsmail versenden sollten, hängt von der jeweiligen Situation ab. Verabschieden Sie sich beispielsweise von Ihrem Team und möchten anlässlich Ihres Abgangs ein gemeinsames Essen spendieren, sollten Sie dies mindestens zwei Wochen vorher ankündigen. So geben Sie den geladenen Gästen ausreichend Zeit, das Abschiedsessen einzuplanen.
In allen anderen Fällen ist es optimal, die E-Mail ein bis zwei Wochen vor Ihrem letzten Tag abzuschicken. Durch diesen Puffer haben die Empfangenden ausreichend Zeit, auf Ihre Nachricht zu reagieren.
In puncto Zustellung gilt: Bei einer Abschiedsmail innerhalb des Unternehmens ist eine Rundmail mit alphabetisch sortierter Empfängerliste akzeptabel. Für Kund:innen oder Partner:innen hingegen sollten Sie einzelne E-Mails verschicken und den Inhalt auf die jeweiligen Adressat:innen abstimmen.
Wer sollte die Abschiedsmail erhalten?
Senden Sie Ihre Abschiedsmail an die Personen, mit denen Sie regelmäßig Kontakt hatten. In großen Unternehmen umfasst dies beispielsweise Deine Teammitglieder, die Abteilungsleiterin beziehungsweise den Abteilungsleiter und die HR-Abteilung. Hinzu kommen Kolleg:innen, die Ihnen im Rahmen von gemeinsamen Projekten begegnet sind.
Denke auch an Personen, mit denen Du lediglich digital oder telefonisch im Austausch standest. Hierzu zählen zum Beispiel Kolleg:innen im Homeoffice, im Außendienst oder in anderen Geschäftsstellen.
In einem kleinen Betrieb mit überschaubarer Belegschaft sollten Sie Ihre Abschiedsmail hingegen an alle Personen im Unternehmen versenden. Auf diese Weise fühlt sich niemand ausgeschlossen. Verabschieden Sie sich auf Seite der Kund:innen und Partner:innen von allen, die Sie kurz- oder längerfristig betreut haben.
Was Sie bei Abschiedsmails vermeiden sollten
Sie wurden gekündigt, haben schlechte Erfahrungen im aktuellen Unternehmen gemacht oder nie einen guten Draht zu Ihren Kund:innen entwickelt? Auch wenn es verlockend ist – auf negative Äußerungen oder gar Beleidigungen sollten Sie in der Abschiedsmail verzichten. Sie wirken nicht nur äußerst unprofessionell, sondern können in einigen Fällen arbeitsrechtliche Konsequenzen nach sich ziehen. Und: Spätestens bei Antritt Ihrer neuen Stelle ist der Ärger verflogen und Sie denken mit Grauen an Ihren unrühmlichen Abgang aus dem vorherigen Unternehmen zurück.
Werbung für Ihren neuen Arbeitgebenden zählt ebenfalls zu den Punkten, die in einer Abschiedsmail an Kund:innen oder Partner:innen unangebracht sind. Dies gilt auch, falls Sie sich aus einem Angestelltenverhältnis heraus in derselben Branche selbstständig machen. Offensichtliche Eigenwerbung erweckt schnell den Eindruck, als würden Sie Ihrem bisherigen Arbeitgebenden die Kund:innen oder Lieferant:innen streitig machen wollen. Galanter ist es, in der Abschiedsmail auf Ihren LinkedIn- oder XING-Account zu verweisen. Dort finden interessierte Personen alle weiteren Details zu Ihrem neuen Karriereabschnitt.
Zusätzliche Tipps für einen gelungenen Abschied
Sie kennen nun die Grundelemente einer guten Abschiedsmail und haben Inspiration für die Formulierung gesammelt. Mit den folgenden Tipps verleihen Sie Ihrer Verabschiedung an Kund:innen, Geschäftspartner:innen, Kolleg:innen und Vorgesetzte den letzten Schliff.
- Fügen Sie dem Inhalt pro Adressat:in eine individuelle Note hinzu, statt reines Copy-and-Paste zu betreiben.
- Erwähnen Sie gerne konkrete Projekte oder Momente in der Zusammenarbeit, für die Sie besonders dankbar sind.
- Finden Sie die richtige Länge: Drei bis vier Zeilen plus Anrede, Grußformel und Kontakthinweis sind ein guter Umfang.
- Lassen Freunde, Familienmitglieder oder Ehepartner über den Text schauen, um ihn vor dem Versand auf Fehler und missverständliche Formulierungen zu prüfen.
- Sprechen Sie den Inhalt im Idealfall mit Ihrem Chef ab, wenn es um eine Abschiedsmail an Kund:innen geht.
- Verweisen Sie auf Ihr LinkedIn- oder XING-Profil, damit die Adressaten Ihren beruflichen Werdegang bei Interesse weiterverfolgen können.
Wenn Sie die vorgenannten Tipps beachten, bleiben Sie Ihren Kund:innen, Geschäftspartner:innen und den Personen im Unternehmen positiv in Erinnerung. Dies zeugt von Professionalität und Stil – ideale Voraussetzungen, falls Sie auf zukünftige Empfehlungen hoffen.
Fazit
Ihr Abschiedsmail ist der finale Eindruck, den Sie bei Ihren ehemaligen Kund:innen, Geschäftspartner:innen und Kolleg:innen hinterlassen. Mit der richtigen Formulierung heben Sie Ihre Professionalität hervor und schaffen eine positive Grundlage, falls Sie den Adressat:innen in Zukunft doch noch einmal geschäftlich begegnen. Schreiben Sie die Nachricht daher nicht zwischen Tür und Angel, sondern nehmen Sie sich ausreichend Zeit für die Erstellung.
Zu den wichtigsten Bestandteilen einer Abschiedsmail gehören eine persönliche Anrede, der Grund Ihre Abschieds, eine Danksagung und eine Grußformel. Verweisen Sie zudem auf die neue Ansprechperson, die Ihre Rolle zukünftig übernimmt. Ihre persönlichen Kontaktdaten sollten ebenfalls Erwähnung finden. Verzichten Sie auf verbale Rundumschläge, exzessive Euphorie oder übertriebene Wehmut. Wählen Sie vielmehr einen sachlichen, aber nahbaren Ton und bleibe stets diplomatisch – selbst, wenn Sie Ihren letzten Tag im Unternehmen kaum erwarten können.