Zielvereinbarung mit Mitarbeitenden – Muster, Tipps & Beispiele

Definition: Was sind Zielvereinbarungen?

Eine Zielvereinbarung ist der Definition nach eine spezielle Übereinkunft, die Arbeitgeber:innen mit einzelnen Mitarbeitenden treffen. Im Fokus stehen konkrete Ziele, die die Person in einem bestimmten Zeitraum – meist ein Jahr – erreichen soll. Am Ende der Umsetzungsphase schauen Vorgesetzte und Mitarbeitende gemeinsam, in welchem Maße der Soll-Zustand eingetreten ist.

Moderne Zielvereinbarungsprozesse basieren auf einem Konzept, das der US-amerikanische Ökonom Peter F. Drucker bereits im Jahr 1954 entwickelte. Sein „Management by Objectives“-Ansatz wurde über die vergangenen Jahrzehnte kontinuierlich verfeinert und erweitert. Zielvereinbarungen zählen heutzutage zu den wichtigsten Methoden der Personalführung und -entwicklung in Unternehmen aller Branchen und jeder Größe.

Bedeutung für Unternehmen und Mitarbeitende

Der besondere Vorteil von Zielvereinbarungen ist ihr großer Nutzen für Unternehmen und Angestellte. Zudem ist der Inhalt frei gestaltbar. So können Sie aufgabenbezogene, verhaltensbezogene und entwicklungsbezogene Ziele qualitativer oder quantitativer Art in den Vordergrund stellen.

Die Bedeutung von Zielvereinbarungen für beide Parteien:

• Transparenz: Mitarbeitende erfahren, welche Leistungen Arbeitgebende sehen möchten. Dadurch fühlen sie sich bei der Erledigung ihrer Aufgaben sicherer und können diese passgenau auf die Erwartungen des Unternehmens abstimmen.
• Eigenverantwortung: Im Zielvereinbarungsgespräch vereinbaren Vorgesetzte und Angestellte den gewünschten Soll-Zustand. Wie Mitarbeitende diesen erreichen, steht ihnen frei. Dies stärkt die Eigenverantwortung und das Selbstbewusstsein im Erfolgsfall.
• Wertschätzung: Mitarbeitende erfahren, welche Leistungen Arbeitgebende sehen möchten. Dadurch fühlen sie sich bei der Erledigung ihrer Aufgaben sicherer und können diese passgenau auf die Erwartungen des Unternehmens abstimmen.
• Priorisierung: In komplexen Arbeitsbereichen helfen Zielvereinbarungen den Mitarbeitenden, ihre Aufgaben zu priorisieren. Dies beugt einem Gefühl der Überforderung vor – ein häufiges Problem in der modernen, anspruchsvollen Arbeitswelt.
• Verbindlichkeit: Vorgesetzte und Angestellte halten die gemeinsam erarbeiteten Ziele schriftlich fest. Im Gegensatz zu rein mündlichen Absprachen erhöht dies die Ernsthaftigkeit der Übereinkunft.
• Entwicklung: Realistische Ziele animieren die Mitarbeitenden, sich neuen Herausforderungen zu stellen – stets im Rahmen ihrer individuellen Fähigkeiten. Oft treten so Talente zum Vorschein, die zuvor verborgen geblieben sind.

Zielvereinbarungen ermöglichen Arbeitgeber:innen, jeden einzelnen Mitarbeitenden im Sinne der Unternehmensvision zu fordern und zu fördern. Gleichzeitig verstehen die Angestellten besser, was das Unternehmen von ihnen erwartet. Im Optimalfall arbeiten sie durch diese Klarheit effizienter, motivierter und fokussierter.

So laufen Zielvereinbarungsprozesse grundsätzlich ab

Eine gelungene Zielvereinbarung für Mitarbeitende enthält mehr als eine Aufzählung von Soll-Zuständen zu einem bestimmten Stichtag. Sie visualisiert vielmehr die Reise, die Angestellte vom Status quo bis zum Endziel zurücklegen. Diese setzt sich aus vier Phasen zusammen.

Phase 1: Ist-Analyse

In diesem ersten Abschnitt ermitteln Vorgesetzte den aktuellen Stand der Angestellten hinsichtlich der fachlichen Leistungen und zwischenmenschlichen Kompetenzen. Von Interesse ist, inwiefern diese mit den Abteilungs- und/oder Unternehmenszielen im Einklang sind. Dies dient als Grundlage, um individuelle Zielsetzungen zu entwickeln.

Auch die Mitarbeitenden beurteilen ihren bisherigen Beitrag im Unternehmen. Auf dieser Basis arbeiten sie heraus, wo sie stehen und welche Ziele sie in den kommenden Geschäftsperioden realisieren möchten.

Phase 2: Zielvereinbarungsgespräch

Diese Phase nimmt starken Einfluss auf den Erfolg moderner Zielvereinbarungsprozesse. Vorgesetzte und Mitarbeitende tauschen ihre Ideen aus und bemühen sich um einen fairen Kompromiss, den beide Seiten akzeptieren können. Entscheidend ist, die Ziele konkret und verbindlich zu formulieren. Das Ende des Gesprächs stellt den Startpunkt der Realisierungsphase dar.

Phase 3: Umsetzung

Die Mitarbeitenden starten mit der Umsetzung der Maßnahmen, die für die Zielerreichung relevant sind. Sie nehmen ihre Eigenverantwortung wahr und priorisieren Aufgaben selbständig. Zudem dokumentieren sie Meilensteine, die sie auf dem Weg zum Soll-Zustand erreichen.

Aufgabe der Vorgesetzten in der Umsetzungsphase ist es, den Mitarbeitenden die zugesagte Unterstützung zukommen zu lassen. Vereinbarte Budgets sollten freigegeben und Anmeldungen zu Weiterbildungen vorgenommen werden. Mit einem Blick auf die Zwischenziele gilt es zu ermitteln, ob Arbeitnehmende zusätzliche Hilfe bei der Umsetzung benötigen.

Phase 4: Erfolgskontrolle

Am Ende der Umsetzungsphase werten Vorgesetzte und Mitarbeitende den Grad der Zielerreichung gemeinsam aus. Beide Seiten haben die Gelegenheit, Feedback zu geben und Verbesserungsvorschläge vorzustellen.

Haben Arbeitnehmende das Ziel erreicht oder übertroffen, erhalten sie die vereinbarte Belohnung. Hierbei kann es sich um Boni, Sachprämien oder andere nicht monetäre Anreize handeln. Im gegenteiligen Fall steht eine intensive Fehleranalyse an. Unabhängig vom Ergebnis sollten die Erkenntnisse aus der Kontrollphase in zukünftige Zielvereinbarungsprozesse einfließen.

SMARTE Ziele und warum sie wichtig sind

Die SMART-Formel ist die Basis, um wirkungsvolle Zielvereinbarungen zu formulieren. Der Ansatz stammt aus dem Projektmanagement und setzt sich aus den folgenden Kriterien zusammen.

Spezifisch

Die Ziele sollten präzise und verständlich formuliert sein – ohne Freiraum für Interpretation. Dies stellt sicher, dass Vorgesetzte und Mitarbeitende unter den vereinbarten Punkten dasselbe verstehen.

Messbar

Nur wenn der Erfolg objektiv messbar ist, können Zielvereinbarungsprozesse fair und transparent ablaufen. Bei quantitativen Zielen ist dies mit KPIs möglich. Die Analyse qualitativer Faktoren erfolgt hingegen indirekt anhand von intern und extern erhobenen Datenpunkten.

Akzeptabel

In Bezug auf Zielvereinbarungen für Mitarbeitende sollten die vereinbarten Punkte nicht nur einer Seite zugutekommen. Der Anspruch sollte sein, einen für Arbeitgebende und Angestellte tragbaren Konsens zu finden. Auf diese Weise stehen beide Parteien hinter der Übereinkunft.

Realistisch

Wer zu viel auf einmal möchte, fühlt sich schnell überfordert und frustriert. Im gegenteiligen Fall drohen Langeweile und Demotivation. Ein Aspekt der SMART-Formel ist daher, das Ziel auf die individuelle Leistungsfähigkeit abzustimmen. Der Soll-Zustand muss für die Mitarbeitenden realistisch erreichbar sein.

Terminiert

Zu welchem Datum soll das gesetzte Ziel erreicht worden sein? Einen zeitlichen Rahmen zu setzen, ist ein wesentlicher Bestandteil erfolgversprechender Zielvereinbarungsprozesse. So werden die erforderlichen Aufgaben nicht aufgeschoben, sondern mit dem Abschlusspunkt im Hinterkopf angegangen.

Das Zielvereinbarungsgespräch – Checkliste für Planung, Durchführung und Nachbereitung

Ein elementarer Bestandteil gelungener Zielvereinbarungsprozesse ist das gemeinsame Gespräch zwischen Ihnen als vorgesetzter Person und Arbeitnehmer:innen. Dieses setzt sich aus drei Phasen zusammen. Welche Aufgaben Sie in den jeweiligen Abschnitten erwarten, zeigt die folgende Checkliste für Zielvereinbarungsgespräche.
 

01. Planung

Der erste Schritt ist, Informationen über die Angestellten zusammenzutragen. Sofern es sich nicht um das erste Gespräch handelt, sind die Auswertungen vorangegangener Übereinkünfte eine wertvolle Informationsquelle.

Die folgenden Aufgaben gehören zur Planung eines Zielvereinbarungsgesprächs:

• Kenntnisse über die Stärken und Entwicklungspotenziale der Mitarbeitenden zusammentragen.
• Gründe für den Erfolg oder Misserfolg vergangener Zielvereinbarungen auswerten.
• Realistische Ziele definieren, die mit den Mitarbeitenden besprochen werden sollen.
• Die Mitarbeitenden mit ausreichend Vorlaufzeit zum Gespräch einladen.
• Anreize definieren, um die Zielerreichung attraktiver zu gestalten (zum Beispiel einen Bonus oder eine Prämie).
• Konsequenzen festlegen, die ein Nichterreichen der Ziele nach sich zieht.

Gehen Sie gut vorbereitet in das Gespräch, unterstreicht dies die Ernsthaftigkeit der Führungsmaßnahme aus Sicht des Mitarbeitenden. Der Termin wirkt nicht wie ein weiterer Punkt auf der Agenda, sondern wie eine reelle Chance auf fachliche und persönliche Weiterentwicklung. Dies steigert die Erfolgswahrscheinlichkeit der Zielvereinbarung.
 

02. Durchführung

Im Anschluss an die Planung folgt die Durchführung des Gesprächs. Dessen Verlauf verdeutlicht, wie sorgfältig Sie sich vorbereitet haben. Im Idealfall starten Sie und Ihre Mitarbeitenden offen und positiv in den Termin.

Die folgenden Aufgaben gehören zur Durchführung eines Zielvereinbarungsgesprächs:

• Eine angenehme Gesprächsumgebung erschaffen in Bezug auf die Anordnung der Stühle, die Verpflegung und das Raumklima.
• Pünktlich und mit den vorbereiteten Unterlagen in der Hand zum Termin erscheinen.
• Die angedachten Ziele und den Realisierungszeitraum vorstellen.
• Den Mitarbeitenden Gelegenheit geben, sich zu den Vorschlägen zu äußern und eigene Ideen einzubringen.
• Unterstützung in Form von Weiterbildungen, Arbeitsmitteln oder anderen Hilfsmitteln anbieten.

Trotz guter Vorbereitung kann es während des Zielvereinbarungsgesprächs zu Konflikten kommen. Deeskalierende Gesprächstaktiken sind eine bewährte Methode, um diese Herausforderung zu meistern. Hierzu zählt, dem Gegenüber aktiv zuzuhören, dessen Einwände ernst zu nehmen und Missverständnisse aus der Welt zu räumen.
 

03. Nachbereitung

Ein gelungenes Zielvereinbarungsgespräch zu führen, erfordert Übung. In der Phase der Nachbereitung gilt es, wertvolle Erkenntnisse aus dem Termin zu ziehen. Diese dienen Ihnen als Grundlage für kommende Gespräche.

Die folgenden Aufgaben gehören zur Nachbereitung eines Zielvereinbarungsgesprächs:

• Die Vereinbarung schriftlich festhalten und ein Gesprächsprotokoll für zusätzliche Absprachen erstellen.
• Notizen erstellen: Was lief gut und bei welchen Aspekten besteht Optimierungsbedarf?
• Die zugesagten Unterstützungsmaßnahmen einleiten.

Aus der Vereinbarung sollte hervorgehen, zu welchen Zeitpunkten und in welcher Form das Reporting stattfindet. Diese Daten sollten in der Nachbereitungsphase den Weg in Ihren Terminkalender finden, um den Zielerreichungsprozess bestmöglich zu begleiten.

5 SMARTE Beispiele für eine Zielvereinbarung

Mithilfe der SMART-Formel können Sie Zielvereinbarungen flexibel auf die Position und den Aufgabenbereich der Mitarbeitenden zuschneiden. Die folgenden fünf Beispiele für konkrete Zielvereinbarungen helfen Ihnen, die richtige Formulierung zu finden.

1. Erhöhung des Umsatzes von Produkt ______ um ___ % innerhalb der nächsten ___ Monate.
    
2. Verbesserung der Kundenbewertungen auf ___ Sterne im Bewertungsportal ______ in den kommenden ___ Monaten.
    
3. Der/die Mitarbeitende absolviert ein Coaching zum Thema „Konfliktmanagement & Soft Skills“ des externen Anbieters _______ und senkt im Anschluss die Fluktuationsrate in seiner/ihrer Abteilung um ___ %. Stichtag für die Erfolgskontrolle ist der TT.MM.JJJJ.
    
4. Steigerung der Konversionsrate auf der unternehmenseigenen Webseite um ___ % innerhalb von ___ Monaten.
    
5. Verkürzung der Einarbeitungszeit von neuen Vollzeitangestellten in der Abteilung ______ um ___ % bis zum Ende des ersten Quartals.

Erfolgskontrolle und Feedback

Ob Mitarbeitende die ihnen gesetzten Ziele im vereinbarten Zeitraum erreicht haben, zeigt eine detaillierte Analyse. Legen Sie vorab die passenden Messgrößen fest.

Mögliche Datenquellen für die Erfolgsmessung von Zielvereinbarungen:

• unternehmensinternes Content-Management-System (CMS)
• Customer-Relationship-Management-Software (CRM-System)
• Analysetools zur Auswertung von Website-Daten
• Reports aus dem unternehmenseigenen Onlineshop
• Social-Media-Kanäle des Unternehmens
• Seiten von Drittanbietern, zum Beispiel Bewertungsportale

Wenn Sie monetäre und/oder nicht monetäre Anreize in die Zielvereinbarung einbauen, kommt der Kontrolle eine besondere Bedeutung zu. So stellen Sie sicher, dass die Belohnung zum Ergebnis des Zielvereinbarungsprozesses passt. Wir bei Awardit beraten Sie gerne zu den vielfältigen Optionen und unterstützen Sie dabei, wirkungsvolle und zielgerichtete Anreizsysteme für Mitarbeitende zu gestalten.