Visszaélés-bejelentési szabályzat (Whistleblowing)

1. Bevezetés

Az Awardit csoport egészében (Awardit AB, MBXP, Awardit Direkt GmbH, Awardit Solutions GmbH, Awardit Marketing GmbH és Awardit Loyalty GmbH) fontosnak tartjuk a nyitottságot és az átláthatóságot. Amennyiben szervezetünkön belül bármilyen visszaélést vagy szabálytalanságot tapasztal, kérjük, jelentse azt visszaélés-bejelentési csatornánkon keresztül, amely bizalmas és anonim kommunikációt tesz lehetővé.

1.1 Ki tehet bejelentést?

A visszaélés-bejelentési csatornát azok a személyek vehetik igénybe, akik jelenleg vagy korábban munkaviszonyban vagy egyéb munkavégzéssel összefüggő jogviszonyban álltak az Awardit csoporttal. Ide tartoznak többek között a pályázók, alkalmazottak, gyakornokok, önkéntesek, vezetőségi tagok, aktív részvényesek, valamint a csoporton belül tevékenykedő egyéni vállalkozók.

1.2 Mit kell jelenteni?

Amennyiben a munkavégzéssel összefüggő visszaélésről szerez tudomást, vagy megalapozott gyanúja van a súlyos jogsértésre, kérjük, haladéktalanul tegyen bejelentést az Awardit csoport bejelentési csatornáján keresztül. Kérjük, csak akkor nyújtson be bejelentést, ha megalapozottan feltételezi, hogy az Ön birtokába jutott információk valósak. Ugyanakkor nem szükséges bizonyítékokkal szolgálnia a visszaélés alátámasztására, amennyiben jóhiszeműen jár el.

2. Szabálysértés

2.1 Közérdeket sértő visszaélés

Visszaélésnek minősül minden olyan magatartás, amely súlyos negatív hatással lehet az Awardit Csoport üzleti tevékenységére és/vagy működésére. Ugyanez vonatkozik minden olyan magatartásra is, amely jelentős negatív hatással bír az Awardit Csoport alkalmazottai és/vagy üzleti partnerei munkakörnyezetére. Ezen túlmenően minden egyéb súlyos visszaélést is jelenteni kell, amely közérdeket érint.

Visszaélések példái, amelyek ezen a bejelentési csatornán keresztül jelenthetők:

• Szándékosan hamis könyvelés vagy egyéb pénzügyi bűncselekmény.
• Lopás, korrupció, vandalizmus, csalás, sikkasztás vagy hackelés.
• A diszkrimináció vagy zaklatás súlyos formái.
• Az Awardit csoport alapvető érdekeit érintő egyéb súlyos visszaélés.

Az egyéb, nem közérdeket érintő személyes panaszok esetén (például munkahelyi viták vagy a munkával, illetve a munkakörnyezettel kapcsolatos panaszok) arra biztatjuk, hogy forduljon a közvetlen feletteséhez, a HR-osztályhoz vagy a biztonsági tisztviselőhöz.

 

2.2 Az EU-s jogokat sértő visszaélés

Lehetőség van arra is, hogy a munkával összefüggésben az uniós jogot sértő vagy az uniós előírásokba ütköző visszaélésekről tegyen bejelentést. Amennyiben ezen helyzet gyanúja merül fel, kérjük, olvassa el a visszaélés-bejelentési irányelvek 2. fejezetét, valamint a melléklet 1. részében feltüntetett alkalmazandó jogszabályokat.

3. Jelentés

3.1 Írásbeli bejelentés

Digitális bejelentőcsatornánk az alábbi linken keresztül bármikor elérhető:

https://awardit.visslan-report.se

Kérjük, a lehető legpontosabban írja le a történteket, hogy megfelelő intézkedéseket lehessen hozni. Lehetőség van további bizonyítékok, például írásos dokumentumok, képek vagy hangfájlok csatolására is. Ez azonban nem kötelező.

3.1.1 Érzékeny személyes adatok

Kérjük, a bejelentésében ne adjon meg más személyekre vonatkozó érzékeny személyes adatokat, kivéve, ha az a helyzet leírásához feltétlenül szükséges. Érzékeny személyes adatoknak minősülnek az alábbi információk: etnikai származás, politikai vélemény, vallási vagy világnézeti meggyőződés, szakszervezeti tagság, egészségi állapot, szexuális élet vagy szexuális irányultság, valamint a személy egyértelmű azonosítására alkalmas genetikai és biometrikus adatok.

3.1.2 Anonimitás

A teljes folyamat során névtelen maradhat anélkül, hogy ez befolyásolná a jogi védelmét. Lehetősége van azonban arra is, hogy személyazonosságát a lehető legnagyobb titoktartás mellett megadja. Az anonimitás bizonyos esetekben megnehezítheti a visszaélés kivizsgálását és a szükséges intézkedések meghozatalát. Amennyiben ilyen helyzet áll fenn, előfordulhat, hogy később arra kérjük, hogy az illetékes ügykezelő számára, szigorú titoktartás mellett fedje fel személyazonosságát.

3.1.3 A visszaélés-bejelentés nyomon követése és hozzáférés

A bejelentés benyújtását követően egy tizenhat számjegyű kódot kap, amellyel a jövőben be tud jelentkezni. Fontos, hogy ezt a kódot megőrizze, mivel ennek hiányában nem fog hozzáférni a bejelentéséhez. Amennyiben elveszíti a kódot, az előző bejelentésre hivatkozva új jelentést nyújthat be.

Hét napon belül visszaigazolást kap arról, hogy az illetékes ügykezelő megkapta az Ön bejelentését. Az illetékes ügykezelő egy független és önálló fél, aki a bejelentéseket fogadja a bejelentési csatornán keresztül. Az ügykezelő elérhetőségeit a 6. fejezet tartalmazza. Kérdések vagy aggályok esetén Ön és az ügykezelő a bejelentési platform beépített anonim chatfunkcióján keresztül kommunikálhatnak egymással. Három hónapon belül visszajelzést kap a bejelentése alapján tervezett vagy már végrehajtott intézkedésekről.

Fontos, hogy tizenhat számjegyű kódjával rendszeresen bejelentkezzen, hogy az ügykezelő esetleges további kérdéseire válaszolni tudjon. Ennek oka, hogy bizonyos esetekben a bejelentett visszaélés kivizsgálása nem folytatható tovább, ha a bejelentő nem válaszol az ügykezelő ilyen jellegű megkeresésekre.

3.2 Szóbeli bejelentés

Lehetőség van szóbeli bejelentés megtételére is egy hangfájl feltöltésével a bejelentés létrehozásakor. Ezt megteheti, ha kiválasztja, hogy rendelkezik bizonyítékokkal a bejelentéshez és a megfelelő mezőbe feltölti a hangfájlt. A hangfelvételnek ugyanazokat a tényeket és részleteket kell tartalmaznia, mint egy írásos bejelentésnek.

Emellett lehetőség van személyes találkozó igénylésére is az ügykezelővel a Visslan rendszeren keresztül. Ezt a legegyszerűbben úgy teheti meg, hogy egy meglévő bejelentésben kéri a találkozót, vagy egy új bejelentést hoz létre azzal a kéréssel, hogy személyes találkozóra kerüljön sor.

3.3 Külső bejelentés

Mindig arra biztatjuk, hogy a visszaélést először belsőleg jelentse. Amennyiben azonban a belső bejelentés során nehézségek merülnek fel, azt nem tartja megfelelőnek, vagy ha azt követően nem történik intézkedés, lehetőség van külső bejelentés megtételére is. Ebben az esetben javasoljuk, hogy forduljon az illetékes hatóságokhoz vagy adott esetben az érintett uniós intézményekhez, szervekhez vagy ügynökségekhez.

4. Milyen jogaim vannak?

4.1 Titoktartási jog

A bejelentés feldolgozása során biztosítjuk, hogy az Ön, mint bejelentő személyazonosságát bizalmasan kezeljük és a bejelentéshez való hozzáférést megakadályozzuk az illetéktelen személyek számára. Személyazonosságát az Ön hozzájárulása nélkül nem hozzuk nyilvánosságra, kivéve, ha az alkalmazandó jogszabályok ezt kötelezővé teszik, és biztosítjuk, hogy ne érje Önt semmilyen hátrányos intézkedés.

4.2 Védelem a retorzióval és a hátrányos intézkedésekkel szemben

Bejelentés megtétele esetén a bejelentőt védelem illeti meg a bejelentett visszaéléssel összefüggésben őt érő hátrányos következményekkel szemben, a retorziók és egyéb hátrányos intézkedések tilalma révén. Ez a védelem releváns esetekben kiterjed azokra a személyekre is, akik a munkahelyen támogatják a bejelentőt, továbbá a munkatársaira, hozzátartozóira, valamint azokra a jogi személyekre, amelyeknél Ön tevékenységet végez, dolgozik vagy amelyekhez egyéb módon kapcsolódik.

Ez azt jelenti, hogy tilos a hátrányos intézkedésekkel való fenyegetés, valamint azok alkalmazására tett kísérlet is. Ilyen lehet például az elbocsátás, a munkakör kényszerű megváltoztatása, fegyelmi intézkedések kiszabása, fenyegetés, diszkrimináció, szakmai „feketelistára” helyezés vagy bármely hasonló intézkedés a bejelentés miatt. Még abban az esetben is megilleti Önt a védelem, ha személyazonossága ismertté válik és hátrányos intézkedések érik, feltéve hogy megalapozott oka volt azt feltételezni, hogy a bejelentett visszaélés valós, és a visszaélés-bejelentési jogszabály hatálya alá tartozik. Fontos azonban, hogy nem illeti meg védelem azt a személyt, aki a bejelentett információkhoz bűncselekmény útján jutott hozzá vagy ilyen módon szerezte meg.

4.3 Az információk közzététele

A védelem az információk nyilvánosságra hozatalára is kiterjed. Ennek feltétele, hogy Ön a visszaélést először belső bejelentési csatornán, majd külsőleg az illetékes hatóságnál jelentse be, vagy az információt közvetlenül nyilvánosságra hozza, és három hónapon belül (indokolt esetben hat hónapon belül) ne történjen megfelelő intézkedés. A védelem akkor is megilleti Önt, ha megalapozottan feltételezte, hogy a nyilvánosságra hozatal elmaradása nyilvánvaló veszélyt jelentene a közérdekre, például vészhelyzet esetén. Ugyanez vonatkozik arra az esetre is, ha külső bejelentés esetén a hátrányos intézkedések vagy retorziók veszélye fenyegeti, illetve ha valószínűtlen, hogy a visszaélést hatékonyan orvosolják. Ilyen helyzet előfordulhat például akkor, ha fennáll a bizonyítékok eltüntetésének vagy megsemmisítésének veszélye.

4.4 Dokumentációhoz való betekintési jog az ügykezelővel folytatott találkozó esetén

Amennyiben a bejelentését telefonon vagy személyes találkozó során teszi meg, a bejelentést vagy rögzítik – ha Ön ehhez hozzájárul –, vagy jegyzőkönyv készül róla. A jegyzőkönyvet Ön jogosult áttekinteni, szükség esetén javítani, valamint jóváhagyni.

5. GDPR és a személyes adatok kezelése

Mindig mindent megteszünk az Ön és személyes adatainak védelme érdekében. Ennek megfelelően biztosítjuk, hogy a személyes adatok kezelése minden esetben összhangban legyen a GDPR előírásaival.

Ezenkívül minden olyan személyes adatot törlünk, amely nem releváns az adott ügy szempontjából, és az ügyre vonatkozó adatokat csak addig őrizzük meg, ameddig az szükséges és indokolt.

6. Elérhetőségek

Ha további kérdései vannak a bejelentő ügyek kezelésével kapcsolatban, kérjük, forduljon a következő személyekhez bizalommal:

Cecilia Asp: cecilia.asp@awardit.com

Charlotte Norrby: charlotte.norrby@awardit.com

Medina Spahic: medina.spahic@awardit.com

Mikael Mellberg: mikael.mellberg@lindahl.se

Ellinor Söderberg: ellinor.soderberg@lindahl.se

A Visslan platformmal kapcsolatos technikai kérdések esetén: clientsupport@visslan.com

6.1 Ügykezelő

Ez a visszaélés-bejelentési szabályzat az Awardit AB, MBXP, Awardit Direkt GmbH, Awardit Solutions GmbH, Awardit Marketing GmbH és Awardit Loyalty GmbH társaságokra vonatkozik.

6.1.1 Az Awardit AB-re (Svédország) vonatkozó bejelentések címzettjei:

Név: Mikael Mellberg

Cég/Tisztség: Advokatfirman Lindahl KB, ügyvéd/partner

E-mail: mikael.mellberg@lindahl.se

Telefon: +46 723 881 021

Név: Ellinor Söderberg

Vállalat/Tisztség: Advokatfirman Lindahl KB, ügyvéd/társult tag

E-mail: ellinor.soderberg@lindahl.se

Tel: +46 768 543 224

6.1.2 Az MBXP (Dánia), Awardit Direkt GmbH, Awardit Solutions GmbH (Németország), Awardit Marketing GmbH / Awardit Loyalty GmbH (Ausztria) és/vagy pontosan nem meghatározott telephelyeinkre vonatkozó bejelentések címzettje:

Név: Cecilia Asp

Cég/Tisztség: Awardit, CHRO, Chief Human Resources Officer (HR igazgató)

E-mail: cecilia.asp@awardit.com

6.2 A Visslan (The Whistle Compliance Solutions AB) elérhetőségei

A Visslan platformmal kapcsolatos technikai kérdésekkel közvetlenül a Visslanhoz fordulhat.

E-mail: clientsupport@visslan.com

Telefon: +46 10-750 08 10

A Visslanról további információk a weboldalukon találhatók.