Oznamovanie protispoločenskej činnosti (Whistleblowing)
1. Úvod
V rámci celej skupiny Awardit (Awardit AB, MBXP, Awardit Direkt GmbH, Awardit Solutions GmbH, Awardit Marketing GmbH a Awardit Loyalty GmbH) kladieme dôraz na otvorenosť a transparentnosť. V prípade, že vo vnútri našej organizácie dôjde k nekalému konaniu, prosíme o jeho nahlásenie prostredníctvom nášho whistleblowing kanála, ktorý umožňuje dôvernú a anonymnú komunikáciu.
1.1 Kto môže podať oznámenie?
Whistleblowing kanál môžu využívať osoby, ktoré majú alebo mali pracovnoprávny či iný pracovný vzťah so skupinou Awardit, ako napríklad uchádzači o zamestnanie, zamestnanci, stážisti, dobrovoľníci, členovia vedenia, akcionári, ako aj externí spolupracovníci pôsobiaci v rámci skupiny.
1.2 Čo je potrebné nahlásiť?
Ak sa dozviete o nekalom konaní v pracovnom kontexte alebo máte opodstatnené podozrenie na závažné porušenie, prosíme Vás o jeho nahlásenie prostredníctvom nášho kanála. Oznámenie podajte iba v prípade, že máte primerané dôvody domnievať sa, že uvedené informácie sú pravdivé. Nie je potrebné disponovať dôkazmi, pokiaľ konáte v dobrej viere.
2. Nekalé konanie
2.1 Nekalé konanie vo verejnom záujme
Za nekalé konanie sa považuje akékoľvek správanie, ktoré môže mať závažný negatívny vplyv na podnikanie a/alebo prevádzku skupiny Awardit. Rovnako sem patrí aj správanie, ktoré výrazne negatívne ovplyvňuje pracovné prostredie zamestnancov a/alebo obchodných partnerov skupiny. Okrem toho je potrebné nahlásiť aj akékoľvek iné závažné nekalé konanie vo verejnom záujme.
Príklady nekalého konania, ktoré možno nahlásiť prostredníctvom tohto whistleblowing kanála:
- úmyselne nesprávne účtovníctvo alebo iná finančná kriminalita
- krádež, korupcia, vandalizmus, podvod, sprenevera alebo neoprávnený prístup k systémom (hacking)
- závažné formy diskriminácie alebo obťažovania
- iné závažné porušenia týkajúce sa zásadných záujmov skupiny Awardit
Pri iných typoch osobných sťažností, ktoré nie sú vo verejnom záujme (napríklad pracovné spory alebo sťažnosti na pracovné prostredie), odporúčame obrátiť sa na svojho nadriadeného, personálne oddelenie alebo bezpečnostného zástupcu.
2.2 Nekalé konanie v rozpore s právom EÚ
Je tiež možné nahlásiť informácie o nekalom konaní v pracovnom kontexte, ktoré je v rozpore s právnymi predpismi Európskej únie. Ak máte podozrenie, že ide o takýto prípad, prečítajte si rozsah pôsobnosti smernice o ochrane oznamovateľov a príslušné právne predpisy uvedené v článku 2 a prílohe časti 1.
3. Nahlásenie
3.1 Písomné nahlásenie
Náš digitálny whistleblowing kanál je k dispozícii nepretržite na nasledujúcom odkaze:
https://awardit.visslan-report.se
Prosíme, aby ste prípad opísali čo najpodrobnejšie, aby bolo možné prijať primerané opatrenia. K nahláseniu môžete priložiť aj doplňujúce dôkazy, ako napríklad dokumenty, fotografie alebo zvukové záznamy. Táto možnosť však nie je povinná.
3.1.1 Citlivé osobné údaje
V nahlásení neuvádzajte citlivé osobné údaje iných osôb, pokiaľ to nie je nevyhnutné na opísanie prípadu. Citlivé osobné údaje zahŕňajú najmä údaje o: rasovom alebo etnickom pôvode, politických názoroch, náboženskom alebo filozofickom presvedčení, členstve v odboroch, zdravotnom stave, sexuálnom živote alebo sexuálnej orientácii, ako aj genetické a biometrické údaje používané na jednoznačnú identifikáciu osoby.
3.1.2 Anonymita
Počas celého procesu môžete zostať anonymný/á bez toho, aby bola dotknutá Vaša právna ochrana. Zároveň máte možnosť dobrovoľne uviesť svoju identitu pri zachovaní vysokej miery dôvernosti.
Anonymita však môže v niektorých prípadoch sťažiť preverenie prípadu a prijatie následných opatrení. Ak taká situácia nastane, môže Vás správca prípadu požiadať o dobrovoľné poskytnutie identity, pričom bude zabezpečená prísna dôvernosť.
3.1.3. Sledovanie prípadu a prístup
Po odoslaní nahlásenia obdržíte 16-miestny kód, pomocou ktorého sa môžete k prípadu kedykoľvek prihlásiť. Tento kód je potrebné si uschovať, pretože bez neho nebude možné získať prístup k Vášmu nahláseniu. V prípade jeho straty je potrebné podať nové nahlásenie s odkazom na pôvodný prípad.
Do siedmich dní dostanete potvrdenie o prijatí nahlásenia správcom prípadu. Správca prípadu je nezávislá a autonómna osoba zodpovedná za prijímanie nahlásení v rámci kanála. Kontaktné údaje správcu sú uvedené v časti 6. Komunikácia so správcom prípadu prebieha prostredníctvom integrovanej anonymnej chat funkcie platformy. O prijatých alebo plánovaných opatreniach budete informovaný/á do troch mesiacov.
Je dôležité pravidelne kontrolovať svoj 16-miestny kód, aby ste mohli reagovať na prípadné doplňujúce otázky správcu prípadu. V niektorých prípadoch môže byť vyšetrovanie ukončené, ak oznamujúca osoba neposkytne požadovanú súčinnosť.
3.2 Ústne nahlásenie
Ústne nahlásenie je možné vykonať aj nahraním audio súboru ako prílohy pri vytváraní prípadu. V takom prípade je potrebné zvoliť možnosť priloženia dôkazov a nahrať zvukový záznam.
Zároveň je možné požiadať o osobné stretnutie so správcom prípadu prostredníctvom platformy Visslan. Žiadosť možno podať priamo v existujúcom nahlásení alebo vytvorením nového nahlásenia s požiadavkou na osobné stretnutie.
3.3 Externé nahlásenie
Odporúčame vždy najprv využiť interný kanál na nahlásenie nekalého konania. Ak interné nahlásenie nie je možné, je považované za nevhodné alebo ak po ňom neboli prijaté žiadne opatrenia, je možné obrátiť sa na externé orgány. V takom prípade odporúčame kontaktovať príslušné orgány verejnej moci alebo, ak je to relevantné, príslušné inštitúcie, orgány alebo agentúry Európskej únie.
4. Aké práva mám?
4.1 Právo na dôvernosť
Počas spracovania nahlásenia je zabezpečené, že Vaša identita ako oznamovateľa bude zaobchádzaná dôverne a prístup k prípadu bude obmedzený na oprávnené osoby. Vašu identitu nezverejníme bez Vášho súhlasu, pokiaľ nám to neukladá platná právna úprava. Zároveň zabezpečíme, aby ste neboli vystavení žiadnym formám odvety.
4.2 Ochrana pred odvetnými opatreniami
V prípade podania nahlásenia ste chránený/á pred akýmikoľvek negatívnymi dôsledkami vyplývajúcimi z oznámenia nekalého konania, a to prostredníctvom zákazu odvetných opatrení.
Táto ochrana sa vzťahuje aj na osoby na pracovisku, ktoré oznamovateľa podporujú, ako aj na kolegov, rodinných príslušníkov a právnické osoby, pre ktoré oznamovateľ pracuje alebo je s nimi inak prepojený.
Zakázané sú najmä hrozby a pokusy o odvetu, ako napríklad ukončenie pracovného pomeru, nútená zmena pracovnej pozície, disciplinárne opatrenia, zastrašovanie, diskriminácia, poškodzovanie postavenia v odvetví alebo iné obdobné konanie v súvislosti s nahlásením.
Ochrana sa uplatňuje aj v prípade, ak je oznamovateľ identifikovaný a vystavený odvetným opatreniam, pokiaľ mal primerané dôvody domnievať sa, že nahlásené informácie sú pravdivé a spadajú do pôsobnosti príslušnej právnej úpravy ochrany oznamovateľov.
Ochrana sa nevzťahuje na prípady, keď boli informácie získané alebo získanie prístupu k nim bolo v rozpore s právnymi predpismi.
4.3 Zverejnenie informácií
Ochrana sa vzťahuje aj na zverejnenie informácií. Predpokladá sa, že oznamovateľ najprv využil interné nahlásenie v rámci spoločnosti a následne aj externé nahlásenie príslušnému orgánu, pričom v lehote troch mesiacov (v odôvodnených prípadoch šiestich mesiacov) neboli prijaté primerané opatrenia.
Ochrana sa uplatňuje aj v prípade, ak mal oznamovateľ primerané dôvody domnievať sa, že bez zverejnenia existuje bezprostredné ohrozenie verejného záujmu, napríklad v núdzových situáciách. Rovnako platí, ak existuje riziko odvetných opatrení alebo ak je nepravdepodobné, že by bolo možné účinne odstrániť nekalé konanie, napríklad z dôvodu rizika zničenia alebo zatajovania dôkazov.
4.4 Právo na prístup k dokumentácii
Ak podáte nahlásenie telefonicky alebo na osobnom stretnutí, môže byť so súhlasom zaznamenané, alebo bude vyhotovený zápis, ktorý máte možnosť skontrolovať, upraviť a následne schváliť.
5. GDPR a nakladanie s osobnými údajmi
Vždy robíme maximum pre ochranu Vás a Vašich osobných údajov. Preto zabezpečujeme, aby spracúvanie osobných údajov bolo v súlade s nariadením GDPR.
Zároveň sa všetky osobné údaje, ktoré nie sú relevantné pre daný prípad, bezodkladne vymazávajú a samotný prípad sa uchováva iba po dobu nevyhnutnú a primeranú na jeho vybavenie.
6. Kontaktné údaje
Ak máte ďalšie otázky týkajúce sa spracovania prípadov whistleblowingu, môžete sa obrátiť na nasledujúce osoby:
Cecilia Asp: cecilia.asp@awardit.com
Charlotte Norrby: charlotte.norrby@awardit.com
Medina Spahic: medina.spahic@awardit.com
Mikael Mellberg: mikael.mellberg@lindahl.se
Ellinor Söderberg: ellinor.soderberg@lindahl.se
Technické otázky týkajúce sa platformy Visslan: clientsupport@visslan.com
6.1 Správca prípadov
Táto whistleblowing smernica sa vzťahuje na spoločnosti Awardit, MBXP, Awardit Direkt GmbH, Awardit Solutions GmbH, Awardit Marketing GmbH a Awardit Loyalty GmbH.
6.1.1 Príjemcovia nahlásení týkajúcich sa spoločnosti Awardit AB (Švédsko)
Meno: Mikael Mellberg
Spoločnosť / funkcia: Advokatfirman Lindahl KB, advokát / partner
E-mail: mikael.mellberg@lindahl.se
Tel.: +46 723 881 021
Meno: Ellinor Söderberg
Spoločnosť / funkcia: Advokatfirman Lindahl KB, advokátka / associate
E-mail: ellinor.soderberg@lindahl.se
Tel.: +46 768 543 224
6.1.2 Príjemcovia nahlásení týkajúcich sa MBXP (Dánsko), Awardit Direkt GmbH, Awardit Solutions GmbH (Nemecko), Awardit Marketing GmbH / Awardit Loyalty GmbH (Rakúsko) a/alebo neuvedených lokalít:
Meno: Cecilia Asp
Spoločnosť / funkcia: Awardit, CHRO (riaditeľka pre ľudské zdroje)
E-mail: cecilia.asp@awardit.com
6.2 Kontaktné údaje spoločnosti Visslan (The Whistle Compliance Solutions AB)
V prípade technických otázok týkajúcich sa platformy Visslan môžete kontaktovať priamo spoločnosť Visslan.
E-mail: clientsupport@visslan.com
Tel.: +46 10-750 08 10
Viac informácií nájdete na webovej stránke platformy Visslan.